Najwięcej czasu tracimy na myślenie o rzeczach, które mogą, ale wcale nie muszą się wydarzyć. Zamiast skupiać się na priorytetowych zadaniach, wybiegamy w przyszłość zupełnie niepotrzebnie. Powinniśmy raczej planować pracę z głową i budować rezerwę czasową, która – w razie potrzeby – zostanie wykorzystana na tzw. „gaszenie pożarów”. Tego podczas szkoleń dla pracodawców i menadżerów uczy Krzysztof Wilczewski, trener biznesu, coach, rekruter.
W Elbląskim Parku Technologicznym odbyło się szkolenie pt. „Bądź Szefem, który Doskonale Zarządza Czasem Swoim i Swojego Zespołu!” To jeden z elementów cyklu przygotowanego z myślą o pracodawcach i menadżerach - Akademia Rozwoju Szefa.
- Cykl „Bądź szefem, który...”, ma sprawić, by szefowanie było rozsądne, wydajne, a kto wie, może i przyjemne?
Krzysztof Wilczewski: - Akademia składa się z 5 spotkań i na każdym z nich poruszana jest inna tematyka. Pierwszy cykl trwał od stycznia do maja w Elblągu, ale prowadziłem też szkolenia w Olsztynie. Tematykę ułożyłem sam, biorąc pod uwagę to, co byłoby ważne z punktu widzenia szefa. Organizacja czasu pracy to zagadnienie, które cieszyło się dużym zainteresowaniem, stąd właśnie takie szkolenie w EPT.
- Chodzi o czas, który tracimy, a moglibyśmy go lepiej wykorzystać?
- To ważne zarówno dla pracodawcy, jak i dla pracownika. Idea tego spotkania jest taka, by pokazywać zagadnienie z dwóch stron. Najpierw jednak trzeba zacząć od siebie i wypracować mechanizmy zarządzania sobą w czasie, by potem przekładać je na pracownika. To przynosi dobry skutek, sprawia, że w zespole jest duża spójność.
- Czy to jest trudne?
- Poprawianie swoich umiejętności czy kompetencji nigdy nie jest łatwe. Wychodzimy bowiem ze swojej strefy komfortu. Trzeba jednak pamiętać, że są to umiejętności, a każdej umiejętności można się nauczyć.
- Szkolenie ma wskazać elementy, nad którymi sami musimy później pracować.
- Założeniem spotkań szkoleniowych jest pokazanie, gdzie są elementy, nad którymi warto pracować i jak rozpocząć tę pracę.
- Na co tracimy najwięcej czasu?
- Moim zdaniem, na trochę niepotrzebne myślenie. Zaczynamy się nakręcać rzeczami, które mogą się wydarzyć, ale wcale nie muszą. Oczywiście, potrzebne jest planowanie, ale powinno ono ograniczyć się do tego, jakie czynności będą wykonywane, a nie na temat przeszkód. W efekcie już dziś próbujemy zapobiec temu, co może wydarzyć się za tydzień czy za dwa albo w ogóle może się nie wydarzyć, zamiast podjąć działania. Jeśli pojawią się tzw. kłody rzucane pod nogi, to w odpowiednim czasie się nimi zajmiemy.
- Czyli kiedy?
- Jeśli mówimy o planowaniu 8-godzinnego czasu pracy to powinniśmy mieć zaplanowanych 5 godzin. Pozostałe 3 to nasza rezerwa. Jeśli nic złego się nie dzieje to w trakcie rezerwy wykonuję kolejne zadania. Jeśli jednak coś się wydarzy to zadania z niskim priorytetem czekają, a ja „gaszę pożary”.
- Mówiłeś podczas szkolenia o tym, jak ważne są przerwy w pracy. Co w tym czasie powinniśmy robić? Czy wypicie kawy lub zapalenie papierosa jest przerwą?
- To indywidualna sprawa. Jeśli ktoś potrzebuje zapalić papierosa czy wypić kawę to niech to zrobi. Trzeba pamiętać, że przerwa powinna polegać na totalnym oderwaniu się od rzeczywistości, w której znajdujemy się obecnie. Jeśli pracuję w biurze przy komputerze to wskazane jest wyjście na świeże powietrze. Jeśli nie mogę tego zrobić to wyjście do innego pomieszczenia, by zmienić oświetlenie. Wszystko po to, by mózg szybko się zregenerował, by oczy odpoczęły i oczywiście, by ciało miało okazję się poruszać. To bowiem wpływa na to, jak szybko wykonujemy powierzone zadania.
- Podczas szkolenia wskazywałeś na rzeczy ważne i pilne. Które powinniśmy wykonywać w pierwszej kolejności?
- W życiu powinniśmy realizować rzeczy, które są dla nas ważne. W pracy te elementy, które przynoszą nam profit w biznesie, pchają projekty do przodu. W drugiej kolejności sami nadajemy im status „pilne”. Jeśli tracimy czas na „pożeracze czasu” okazuje się, że wszystkie zadania są pilne. Dlatego tak ważne jest planowanie czasu pracy.
- A czasu nie można odzyskać...
- Jeśli będziemy trzymać się ram to wszyscy będą zadowoleni. Ale zaznaczam – nie będzie idealnie. Wszystko zależy jak porządnie nadamy priorytety i jak zaplanujemy rezerwy.
- Czasami jednak trudno jest określić, które zadanie jest priorytetem.
- Jest to sztuka. Priorytety też trzeba podzielić na moje i ludzi, z którymi współpracuję. Jeśli dla kogoś coś jest bardzo ważne, a dla mnie ma niski priorytet ważności to pojawia się konflikt. Na przykład, szef uważa, że raport jest najistotniejszy, a pracownik musi obsłużyć klienta. Trudna kwestia. Jeśli jednak jest rezerwa czasowa to jest też szansa na pogodzenie racji.
Krzysztof Wilczewski kolejne szkolenie w Elblągu planuje na październik. Dokładnie na 25 października i tym razem szef wcieli się w "Mistrza komunikacji". Zapisy na stronie. Tymczasem, jeśli ktoś chciałby jeszcze wziąć udział w szkoleniu o organizacji czasu pracy to jest taka możliwość w Olsztynie, 17 września.
Krzysztof Wilczewski
Personia o. Elbląg/Olsztyn, tel. 577 111 026
email: krzysztof.wilczewski@personia.pl
A za tydzień na naszych łamach Krzysztof Wilczewski wyjaśni dlaczego szkolenia nie działają.
To artykuł w ramach cyklu publikacji na temat firm, uczestniczących w programie "Startup House III - Inkubacja przedsiębiorstw w Elblągu", realizowanym przez Państwową Wyższą Szkołą Zawodową w Elblągu. Celem projektu jest wykreowanie na terenie Elbląga oraz województwa warmińsko-mazurskiego sprzyjających warunków do powstawania i rozwoju małych i średnich przedsiębiorstw.
----------------------materiał promocyjny-------------------------