Zatrudnimy osobę na stanowisko: Młodszy Specjalista ds. obsługi kancelaryjnej.

W tytule wiadomości e-mail prosimy o wskazanie nazwy stanowiska, na które składana jest aplikacja.

Twój zakres obowiązków:

• organizowanie i prowadzenie obsługi kancelaryjnej Spółki zgodnie z obowiązującymi instrukcjami, procedurami i zasadami obiegu dokumentów, w szczególności:

o   rejestrowanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej;

o   klasyfikowanie i kierowanie korespondencji do właściwych komórek organizacyjnych lub osób;

o   rejestrowanie faktur, rachunków i innych dokumentów finansowych oraz przekazywanie ich do właściwych komórek;

o   przygotowywanie i realizowanie wysyłki korespondencji Spółki;

o   monitorowanie prawidłowości obiegu dokumentów kancelaryjnych.

• Prowadzenie, uzupełnianie i archiwizowanie książek nadawczych dotyczących przesyłek zwykłych i poleconych oraz prowadzenie archiwizacji dokumentacji kancelaryjnej zgodnie z obowiązującymi w Spółce zasadami, instrukcjami oraz przepisami dotyczącymi przechowywania dokumentacji.
• Sporządzanie zestawień, rejestrów i informacji związanych z realizacją powierzonych zadań, zgodnie z potrzebami Komórki i poleceniami przełożonego.
• Współpraca z pracownikami Spółki oraz podmiotami zewnętrznymi w zakresie realizowanych zadań kancelaryjnych i obiegu dokumentów.
• Nadzór nad aktualnością instrukcji i procedur dotyczących obsługi kancelaryjnej oraz zgłaszanie przełożonemu potrzeby ich aktualizacji w przypadku zmian organizacyjnych, prawnych lub proceduralnych.
• Stosowanie obowiązujących w Spółce zasad ochrony informacji, ochrony danych osobowych oraz bezpieczeństwa dokumentacji.

Nasze wymagania:

• wykształcenie średnie, mile widziane wyższe -preferowane kierunki administracyjne, ekonomiczne, prawnicze, zarządzanie dokumentacją, archiwistyka lub pokrewne;
• ogólny staż pracy min. 2 lata;

• znajomość zasad prowadzenia kancelarii i obiegu dokumentów;
• znajomość zasad archiwizacji i przechowywania dokumentacji;
• umiejętność prawidłowego prowadzenia rejestrów i ewidencji;
• umiejętność sprawnej obsługi komputera i urządzeń biurowych;
• znajomość pakietu MS Office lub równoważnych narzędzi biurowych;
• umiejętność organizacji pracy własnej i ustalania priorytetów;
• dokładność, systematyczność i terminowość;
• umiejętność pracy z dokumentacją wymagającą zachowania poufności;

• skrupulatność i dbałość o szczegóły;
• odporność na pracę pod presją czasu;
• gotowość do aktualizowania wiedzy w zakresie procedur kancelaryjnych, archiwizacji i elektronicznego obiegu dokumentów;
• orientacja na jakość i terminowość realizowanych zadań;
• mile widziane doświadczenie w pracy administracyjno-biurowej, kancelaryjnej lub związanej z obiegiem i archiwizacją dokumentów;
• mile widziane doświadczenie w pracy w organizacji o rozbudowanej strukturze organizacyjnej;

To oferujemy

•          stabilne warunki zatrudnienia na umowie o pracę,

•          możliwość otrzymania dodatku stażowego w zależności od stażu pracy do 20%,

•          dodatkowy fundusz wakacyjny i świadczenia świąteczne,

•          kartę MultiSport,

•          Pracowniczy Program Emerytalny,

•          grupowe ubezpieczenie opłacane z budżetu pracownika na preferencyjnych warunkach

•          możliwość przystąpienia do programu opieki medycznej na preferencyjnych warunkach

•          spotkania integracyjne.

Osoby zainteresowane aplikowaniem na stanowisko Młodszego Specjalisty ds. obsługi kancelaryjnej proszone są o przesłanie swojego CV na adres: rekrutacja@epec.elblag.pl zawierającego zgodę na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z poniższym wzorem: (do dnia 11.09.2026 r.)

Klauzula zgody na przetwarzanie danych osobowych

Na podstawie art. 7 ust 1. rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679     z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych  w związku
z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 2016 Nr 119, s. 1) oświadczam, iż wyrażam zgodę na przetwarzanie przez Elbląskie Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Fabrycznej 3 (82-300) Elbląg, moich danych osobowych zawartych w zgłoszeniu rekrutacyjnym na potrzeby obecnej i przyszłych rekrutacji.

……………………………………………..

(data i podpis)        

Spółka informuje, że przyjęła Procedurę zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych w EPEC zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. W/w dostępna jest pod linkiem epec.pl/o-nas/ochrona-sygnalistow.

INFORMACJA RODO DLA KANDYDATÓW DO PRACY NA STANOWISKO NA PODSTAWIE UMOWY O PRACĘ

I

[Administrator danych]

Elbląskie Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej Sp. z o.o.

z siedzibą przy ul. Fabrycznej 3 (82-300) w Elblągu.

Z Administratorem można kontaktować się:

1)    pod adresem korespondencyjnym

Elbląskie Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej Sp. z o.o.

ul. Fabryczna 3

82-300 Elbląg

·         poprzez telefon i adres mail:

1.    Numer telefonu: +48 55 611 32 03

2.    email: epec@epec.elblag.pl

Z Inspektorem Ochrony Danych możesz się skontaktować poprzez telefon i adres mail:

1.    Numer telefonu: +48 726 772 177

2.    email: iod@epec.elblag.pl

II

[Cele, podstawy prawne i okres retencji danych]

Dane osobowe kandydatów będą przetwarzane wyłącznie w celach rekrutacyjnych:

1)    na stanowisko, na które aplikuje kandydat, w zakresie określonym przepisami Kodeksu pracy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w pozostałym zakresie na podstawie zgody kandydata wyrażonej przez wyraźne działania potwierdzające, polegające na zawarciu tych danych w zgłoszeniu aplikacyjnym i ich wysłaniu do admiratora na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a w zw. z art. 4 pkt 11 RODO – przez okres niezbędny do przeprowadzenia procesu rekrutacji i wyłonienia kandydata;

2)    jeżeli kandydat wyrazi odrębną, dobrowolną zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych do celów przyszłych rekrutacji przez zamieszczenie odpowiedniego oświadczenia w swoim zgłoszeniu aplikacyjnym (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), również do celów przyszłych rekrutacji przez 1 rok. Wyrażone zgody można w każdym momencie cofnąć bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed ich cofnięciem.

III

[Odbiorcy danych]

1.    Dane osobowe kandydatów mogą być ujawnione podmiotom przetwarzającym na zlecenie i w imieniu administratora w celu świadczenia usług, np. usług teleinformatycznych takich jak: hosting, dostarczanie lub utrzymanie systemów informatycznych, usług rekruterkach.

IV

[Prawa osób, których dane dotyczą]

1.      Każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo:

1)    dostępu – uzyskania od administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są jej dane osobowe. Jeżeli dane o osobie są przetwarzane, jest ona uprawniona do uzyskania dostępu do nich oraz uzyskania następujących informacji: o celach przetwarzania, kategoriach danych osobowych, informacji o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane zostały lub zostaną ujawnione, o okresie przechowywania danych lub kryteriach ich ustalania, o prawie do żądania sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych przysługujących osobie, której dane dotyczą, oraz do wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania (art. 15 RODO);

2)    do otrzymania kopii danych – uzyskania kopii danych podlegających przetwarzaniu, przy czym pierwsza kopia jest bezpłatna, a za kolejne kopie administrator może nałożyć opłatę w rozsądnej wysokości, wynikająca z kosztów administracyjnych (art. 15 ust. 3 RODO);

3)    do sprostowania – żądania sprostowania dotyczących jej danych osobowych, które są nieprawidłowe, lub uzupełnienia niekompletnych danych (art. 16 RODO);

4)    do usunięcia danych – żądania usunięcia jej danych osobowych, jeżeli administrator nie ma już podstawy prawnej do ich przetwarzania lub dane nie są już niezbędne do celów przetwarzania (art. 17 RODO);

5)    do ograniczenia przetwarzania – żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych (art. 18 RODO), gdy:

a)   osoba, której dane dotyczą, kwestionuje prawidłowość danych osobowych – na okres pozwalający administratorowi sprawdzić prawidłowość tych danych;

b)   przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się ich usunięciu, żądając ograniczenia ich wykorzystywania;

c)   administrator nie potrzebuje już tych danych, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;

d)   osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania – do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie administratora są nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu osoby, której dane dotyczą;

6)    do przenoszenia danych – otrzymania w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego danych osobowych jaj dotyczących, które dostarczyła administratorowi, oraz żądania przesłania tych danych innemu administratorowi, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, lub umowy z nią zawartej oraz jeżeli dane są przetwarzane               w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO);

7)    do sprzeciwu – wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jej danych osobowych          w prawnie uzasadnionych celach administratora, z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją, w tym wobec profilowania. Wówczas administrator dokonuje oceny istnienia ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osób, których dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Jeżeli zgodnie z oceną interesy osoby, której dane dotyczą, będą ważniejsze od interesów administratora, administrator będzie zobowiązany zaprzestać przetwarzania danych w tych celach  (art. 21 RODO).

2.      Aby skorzystać z wyżej wymienionych praw, osoba, której dane dotyczą, powinna skontaktować się, wykorzystując podane dane kontaktowe, z administratorem                           i poinformować go, z którego prawa i w jakim zakresie chce skorzystać.

V

[Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych]

Osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO. Z Prezesem Urzędu Ochrony Danych można kontaktować się w następujący sposób:

1)    listownie: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa;

2)    przez elektroniczną skrzynkę podawczą: http://www.uodo.gov.pl/pl/p/kontakt;

3)    telefonicznie: (22) 531 03 00.

VI

[Akty prawne przywoływane w klauzuli]

1.      RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 2016 Nr 119, s. 1);

2.      Art. 22 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.).