Jakie dokumenty należy przechowywać w formie papierowej, a które można zdigitalizować?
Przechowywanie dokumentów firmowych wiąże się z koniecznością ciągłego dbania o porządek, ale przede wszystkim przechowywania ich zgodnie z obowiązującym prawem. Dlatego też coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na digitalizację dokumentów. Pozwala to oszczędzić powierzchnię, zasoby kadrowe, ale przede wszystkim jeszcze bardziej chronić dane. Czy jednak wszystkie dokumenty można poddać procesowi digitalizacji? Sprawdź to koniecznie.
Czym jest digitalizacja dokumentów?
Według raportu EY „Cyfrowa Transformacja 2024”, aż 86% firm finansowych w Polsce wskazuje digitalizację jako jeden z priorytetów o wysokim lub bardzo wysokim znaczeniu. Nie ma w tym nic dziwnego. Digitalizacja, będąca procesem przetwarzania dokumentów papierowych na elektroniczne wersje umożliwia przechowywanie, przeszukiwanie i udostępnianie.
Dzięki digitalizacji archiwizacja dokumentów w firmie staje się o wiele prostsza, a należy zwrócić uwagę, że wejście w życie przepisów takich jak Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO) spowodowało rewolucję w zasadach przechowywania tzw. danych chronionych.
Wersja papierowa - dla jakich dokumentów?
Na szczęście zdecydowana większość dokumentów firmowych może zostać zdigitalizowana. Jednak niektóre ich rodzaje objęte są specjalnymi obostrzeniami.
Przykładowo akty notarialne są digitalizowane w formie elektronicznych wypisów umieszczanych przez notariuszy w Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (CREWAN). Ich elektroniczne wersje, opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, posiadają moc prawną równą oryginałowi. Jednak obowiązujące prawo wymaga, aby oryginały aktów były przechowywane przez określony czas.
Podobnie sytuacja wygląda w przypadku testamentów, które można zdigitalizować w ograniczonym zakresie. Polskie prawo wymaga, aby był on sporządzony przez testatora własnoręcznie. Obecnie trwają prace legislacyjne nad wprowadzeniem tzw. testamentu audiowizualnego.
Dodatkowe obostrzenia dotyczą dokumentów, co do których wymagana jest fizyczna pieczęć, hologram lub znak wodny.
Przechowywanie dokumentów firmowych w wersji zdigitalizowanej
Jak już zostało wspomniane, takich rodzajów dokumentów jest na szczęście znacznie więcej. Wśród nich można wymienić np.:
- faktury firmowe,
- dokumenty kadrowe,
- dokumentację techniczną i budowlaną,
- umowy podpisane elektronicznym podpisem kwalifikowanym,
- zamówienia,
- harmonogramy,
- protokoły,
- dokumenty projektowe,
- korespondencję.
Od 1 stycznia 2025 wprowadzone zostały także znaczące zmiany dotyczące digitalizacji ksiąg rachunkowych w Polsce. Etap pierwszy obejmuje podmioty, których przychody sięgają powyżej 50 mln euro oraz podatkowe grupy kapitałowe. Ostateczny etap, który obejmie pozostałe podmioty CIT (czyli firmy, organizacje lub instytucje) i spółki niebędące osobami prawnymi, wejdzie planowo w życie od 1 stycznia 2027 roku.
Rozważasz uproszenie przechowywania dokumentów firmowych dzięki digitalizacji? To realna oszczędność czasu, miejsca i, co najważniejsze, zmniejszenie ryzyka wycieku danych. Aby jednak cały proces był prosty, skuteczny i zgodny z przepisami, warto powierzyć go profesjonalnej firmie zewnętrznej dysponującej doświadczoną kadrą i odpowiednim sprzętem. Taka forma bezpieczeństwa danych to inwestycja, która szybko się zwraca.
Chcesz usprawnić przechowywanie dokumentów i zyskać łatwy dostęp do danych?
Digitalizacja to realna oszczędność czasu, miejsca i ryzyka. Aby jednak cały proces był zgodny z przepisami i skuteczny, warto powierzyć go profesjonalnej firmie dysponującej odpowiednim sprzętem i doświadczonym zespołem. Postaw na bezpieczeństwo i wygodę – to inwestycja, która szybko się zwraca.