Ewidencja czasu pracy – jak prowadzić ją efektywnie? Ewidencja czasu pracy pracownika na miarę XXI wieku
Zgodnie z kodeksem pracy każdy pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji czasu pracy zatrudnionych pracowników. Jest ona podstawą wyliczania ich wynagrodzenia, dlatego mają prawo wglądu do niej. Jak prowadzić ewidencję efektywnie, na miarę obecnych czasów?
Tradycyjna ewidencja
Tradycyjna ewidencja czasu pracy prowadzona jest w postaci karty. Mieszczą się w niej wszystkie informacje o czasie pracy danego pracownika, jego dyżurach, godzinach nadliczbowych, nieobecnościach usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych oraz urlopach. Dokumentacja ta zawiera także złożone przez pracownika wnioski o urlop, zwolnienia lekarskie, przepustki itp. Dział kadr może stosować symbole, które muszą być zrozumiałe dla pracownika i organów kontroli. Czas pracy rozliczany jest tygodniowo, miesięcznie, kwartalnie lub rocznie. Dokumentem uzupełniającym może być lista obecności w pracy. Prowadzenie ewidencji w tej formie jest bardzo czasochłonne i wymaga dużej uwagi. Łatwo o pomyłkę czy pominięcie jakiegoś dokumentu. Pracownicy działu kadr mają z nią wiele pracy. Dodatkowo potrzebne jest miejsce, w którym dokumentacja będzie bezpiecznie przechowywana.
Elektroniczna ewidencja czasu pracy
Czym jest elektroniczna ewidencja czasu pracy - jak skutecznie monitorować czas pracy pracowników? Tradycyjne rozwiązanie można z powodzeniem zastąpić jej elektroniczną wersją. Wystarczy zainstalować aplikację na urządzeniu mobilnym z dostępem do sieci internetowej. Systemy RCP można obsługiwać przy pomocy smartfona lub czytnika elektronicznego. Zależy to od wybranego systemu. Pracownik otrzymuje wtedy specjalny identyfikator. Zastosowanie systemu RCP ma wiele zalet i wychodzi naprzeciw oczekiwaniom pracodawców. Dzięki temu rozwiązaniu dział kadr nie musi wypełniać mnóstwa druków, gdyż robi to system elektroniczny. Program kontroluje czas pracy każdego z zatrudnionych pracowników i automatycznie go wylicza. Uwzględnia wszystkie przerwy i nieobecności w pracy oraz urlopy. Każda godzina nadliczbowa, czy spóźnienie zostają automatycznie przetransferowane do programu. Dział kadr może w każdej chwili wydrukować raport oraz statystykę. System inewi.pl pomaga wyliczać również wynagrodzenie pracownika. Aplikacja może wykorzystywać nawet geolokalizację do monitorowania każdej zatrudnionej osoby.
Dlaczego warto korzystać z nowoczesnej, elektronicznej ewidencji?
Korzystanie z elektronicznej ewidencji czasu pracy przekłada się nie tylko mniej pracy dla działu kadr – przede wszystkim rozwiązanie to mniejsza ryzyko popełnienia błędu i niedopełnienia obowiązku dokumentacji. Elektroniczny system RCP wyklucza błąd ludzki. Wszystkie dane są automatycznie eksportowane do programu kadrowo-księgowego. Nic nie zostanie pominięte, a wyliczenia pozostają prawidłowe. Ma to istotne znaczenie w przypadku kontroli zewnętrznych. To także nieoceniona pomoc w zarządzaniu pracownikami. Eliminuje manipulację czasem pracy, gdyż aplikacja monitoruje każdego z pracowników. Zwiększa dyscyplinę w pracy, gdyż obniża ilość spóźnień i wcześniejszych wyjść. Przekłada się to na oszczędności i przestrzeganie czasu pracy.
Ewidencja czasu pracy na miarę XXI wieku prowadzona jest w formie elektronicznej. To ogromne udogodnienie i oszczędności dla firmy. W przeciwieństwie do dokumentacji tradycyjnej nie wymaga miejsca na gromadzenie i przechowywanie dokumentów.
--- artykuł promocyjny ---