Ewidencja czasu pracy – jak prowadzić ją efektywnie? Ewidencja czasu pracy pracownika na miarę XXI wieku

 

Tradycyjna ewidencja

 

Tradycyjna ewidencja czasu pracy prowadzona jest w postaci karty. Mieszczą się w niej wszystkie informacje o czasie pracy danego pracownika, jego dyżurach, godzinach nadliczbowych, nieobecnościach usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych oraz urlopach. Dokumentacja ta zawiera także złożone przez pracownika wnioski o urlop, zwolnienia lekarskie, przepustki itp. Dział kadr może stosować symbole, które muszą być zrozumiałe dla pracownika i organów kontroli. Czas pracy rozliczany jest tygodniowo, miesięcznie, kwartalnie lub rocznie. Dokumentem uzupełniającym może być lista obecności w pracy. Prowadzenie ewidencji w tej formie jest bardzo czasochłonne i wymaga dużej uwagi. Łatwo o pomyłkę czy pominięcie jakiegoś dokumentu. Pracownicy działu kadr mają z nią wiele pracy. Dodatkowo potrzebne jest miejsce, w którym dokumentacja będzie bezpiecznie przechowywana.

 

Elektroniczna ewidencja czasu pracy

Czym jest elektroniczna ewidencja czasu pracy - jak skutecznie monitorować czas pracy pracowników? Tradycyjne rozwiązanie można z powodzeniem zastąpić jej elektroniczną wersją. Wystarczy zainstalować aplikację na urządzeniu mobilnym z dostępem do sieci internetowej. Systemy RCP można obsługiwać przy pomocy smartfona lub czytnika elektronicznego. Zależy to od wybranego systemu. Pracownik otrzymuje wtedy specjalny identyfikator. Zastosowanie systemu RCP ma wiele zalet i wychodzi naprzeciw oczekiwaniom pracodawców. Dzięki temu rozwiązaniu dział kadr nie musi wypełniać mnóstwa druków, gdyż robi to system elektroniczny. Program kontroluje czas pracy każdego z zatrudnionych pracowników i automatycznie go wylicza. Uwzględnia wszystkie przerwy i nieobecności w pracy oraz urlopy. Każda godzina nadliczbowa, czy spóźnienie zostają automatycznie przetransferowane do programu. Dział kadr może w każdej chwili wydrukować raport oraz statystykę. System inewi.pl pomaga wyliczać również wynagrodzenie pracownika. Aplikacja może wykorzystywać nawet geolokalizację do monitorowania każdej zatrudnionej osoby.

 

Dlaczego warto korzystać z nowoczesnej, elektronicznej ewidencji?

Korzystanie z elektronicznej ewidencji czasu pracy przekłada się nie tylko mniej pracy dla działu kadr – przede wszystkim rozwiązanie to mniejsza ryzyko popełnienia błędu i niedopełnienia obowiązku dokumentacji. Elektroniczny system RCP wyklucza błąd ludzki. Wszystkie dane są automatycznie eksportowane do programu kadrowo-księgowego. Nic nie zostanie pominięte, a wyliczenia pozostają prawidłowe. Ma to istotne znaczenie w przypadku kontroli zewnętrznych. To także nieoceniona pomoc w zarządzaniu pracownikami. Eliminuje manipulację czasem pracy, gdyż aplikacja monitoruje każdego z pracowników. Zwiększa dyscyplinę w pracy, gdyż obniża ilość spóźnień i wcześniejszych wyjść. Przekłada się to na oszczędności i przestrzeganie czasu pracy.

Ewidencja czasu pracy na miarę XXI wieku prowadzona jest w formie elektronicznej. To ogromne udogodnienie i oszczędności dla firmy. W przeciwieństwie do dokumentacji tradycyjnej nie wymaga miejsca na gromadzenie i przechowywanie dokumentów.

 

--- artykuł promocyjny ---