Jak przygotować firmę transportową na lipiec 2026? Strategia zgodna z Planem Mobilności

Kiedy bus musi mieć tachograf? Trzy warunki, które trzeba spełnić łącznie

Obowiązek montażu tachografów w busach nie jest powszechny. Pojawia się tylko wtedy, gdy łącznie spełnione są trzy warunki:

1. dopuszczalna masa całkowita (DMC) pojazdu lub zespół pojazdów przekracza 2,5 tony,
2. przewóz wykonywany jest w ramach działalności gospodarczej, i ma charakter zarobkowy,
3. trasa przejazdu, choćby na krótkim odcinku, przebiega poza granicą Polski.

Dla wielu firm busowych nowe przepisy oznaczają wprowadzenie szeregu zmian organizacyjno-administracyjnych. Pierwszym krokiem jest konieczność zainstalowania tachografu, kolejnym jest wdrożenie działań administracyjnych, które umożliwią pobieranie danych, ich archiwizację oraz rozliczenia. Tego elementu nie można zostawić przypadkowi, gdyż wszelkie nieprawidłowości lub opóźnienia rodzą ryzyko wysokich kar finansowych. Trzeci krok wymaga zmiany sposobu rozliczania czasu pracy kierowców.

Przypomnijmy, że zgodnie art. 6 ustawy o czasie pracy kierowców, czasem pracy kierowcy jest czas od rozpoczęcia do zakończenia pracy, która obejmuje wszystkie czynności związane z wykonywaniem przewozu drogowego. Są to m.in.:

• prowadzenie pojazdu,
• załadowywanie i rozładowywanie towarów oraz nadzór nad załadunkiem i wyładunkiem,
• nadzór oraz pomoc osobom wsiadającym i wysiadającym,
• czynności spedycyjne,
• obsługa codzienna pojazdów i przyczep,
• inne prace podejmowane w celu wykonania zadania służbowego lub zapewnienia bezpieczeństwa osób, pojazdu i rzeczy,
• niezbędne formalności administracyjne,
• utrzymanie pojazdu w czystości.

To spora rewolucja, której nie warto odkładać na ostatnią chwilę, zwłaszcza, że kary za brak tachografu mogą sięgać kilkunastu tysięcy złotych, a kontrole w transporcie międzynarodowym są coraz częstsze i bardziej szczegółowe.

 

Jak zatem przygotować firmę transportową na 2026 rok?

Z pewnością nie warto zwlekać z wdrożeniem do 1 lipca 2026 i już dziś rozpocząć przygotowania. Taka strategia pozwoli na rozłożenie kosztów w czasie, uniknięcie chaosu organizacyjnego, spokojne wdrożenie nowych procedur i przeszkolenie kierowców. Szczególnie pomocne są w tym procesie rozwiązania, które oferują kompleksowe podejście.

 

Rozwiązanie web-sat - przygotowanie bez stresu i zbędnych kosztów

Mając na uwadze, że wielu przedsiębiorców ma ograniczone możliwości rozbudowywania struktur administracyjnych, web-sat przygotował kompleksowe rozwiązanie dla firm z busami 2,5-3,5 t, które łączy monitoring GPS, rozliczanie czasu pracy i przygotowanie zdalnego pobierania danych z tachografów.

Dodatkowo, w ramach oferty specjalnej przewoźnicy mogą otrzymać jedno z 1200 urządzeń za darmo oraz abonament za 1 zł do końca czerwca obejmujący montaż GPS CAN DDD, audyt transportowy (1 miesiąc - 1 auto), dostęp do platformy oraz rozliczanie czasu pracy kierowców.

 

Co zyskują firmy?

Po pierwsze urządzenie GPS z CAN oraz możliwość zdalnego pobierania plików DDD. Po drugie dostęp do platformy web-sat, w której firmy mogą śledzić historię tras i postojów, mają dostęp do raportów paliwowych, mogą kontrolować styl jazdy kierowcy oraz analizować czas pracy kierowców. A po trzecie firmy zyskują usługę web-tacho, która pozwala na profesjonalne rozliczanie czasu pracy kierowców. System generuje raporty, które są gotowe do sporządzenia list płac oraz kompletne na wypadek kontroli.

Dodatkowo web-sat oferuje szkolenie z obsługi systemu i wsparcie opiekuna na etapie wdrożenia i późniejszej obsługi systemu.

 

Jak wygląda wdrożenie w praktyce?

Podstawą do uruchomienia usługi jest montaż urządzenia GPS oraz konfiguracja platformy. W obu krokach firma zyskuje wsparcie wykwalifikowanego technika, który zamontuje urządzenie w dogodnym terminie oraz doradcy web-sat, który przeszkoli z funkcjonalności i obsługi platformy.

Następnie web-sat rozpoczyna proces analizy sytuacji konkretnej firmy, audyt dokumentacji kierowców oraz zdalne pobieranie plików DDD. Ostatnim elementem jest przesłanie audytu transportowego oraz gotowych rozliczeń kierowców.

 

Dlaczego warto działać już teraz?

Choć przepisy wchodzą w życie w lipcu 2026 roku, najlepszy moment na przygotowania jest właśnie teraz. Firmy mają czas na naukę rozliczenia czasu pracy kierowcy w praktyce, unikają kolejek montażowych, minimalizują ryzyko kar oraz zyskują pełną kontrolę nad flotą przed 1 lipca 2026.

Pamiętajmy, że tachografy w busach to nie tylko nowy obowiązek, ale też szansa na uporządkowanie procesów, lepszą kontrolę kosztów oraz profesjonalizację działalności transportowej.

Artykuł został opracowany przez specjalistów z web-sat, twórców serwisu https://www.tachografynabusy.pl/, którego beneficjentami są właściciele firm transportowych oraz kierowcy busów.