Stosowane od ponad wieku w Stanach Zjednoczonych otwarte przestrzenie biurowe w ostatnich latach zyskały dużą popularność w wielu innych krajach, w tym również w Polsce. Open space to świetnie rozwiązanie dla wielu firm. Jednak biuro wielkoprzestrzenne, w którym pracownicy razem spędzają wiele godzin, ma zarówno zalety, jak i wady. Jakie? Sprawdzamy!
Jak powstały biura open space?
Za jednego ze współtwórców otwartej przestrzeni biurowej uważa się Franka Lloyda Wrighta – amerykańskiego architekta żyjącego na przełomie XIX i XX wieku. Projektując gmach administracyjny handlowo-przemysłowej firmy Larkin Company w Buffalo, zaproponował przełomowe rozwiązanie – klimatyzowane otwarte przestrzenie biurowe z dodatkowym doświetleniem przez dachowe przeszklenie.
Pierwsze open space składały się z równo ułożonych rzędów biurek, by pod koniec XX wieku ewoluować do podziału na poszczególne zespoły wykonujące określoną pracę, oraz osobne pomieszczenia przeznaczone m.in. do spotkań czy rozmów telefonicznych.
Open space w czasach obecnych
Wraz z pojawieniem się międzynarodowych korporacji na polskim rynku w latach 90-tych, zmieniły się trendy związane z wykorzystaniem powierzchni biurowych. Ze względu na liczne zalety, w tym bardziej praktyczne wykorzystanie metrażu, open space szybko zyskiwało popularność zwłaszcza w dużych miastach, gdzie zaczęły powstawać budynki doskonale przystosowane do aranżacji biurowej tego typu.
Obecnie w open space stanowiska pracy poukładane są w taki sposób, by poszczególne zespoły mogły współpracować razem. To zapewnia szybszy przepływ informacji pomiędzy pracownikami i znacznie ułatwia pracę grupową. Poszczególne stanowiska lub grupy mogą być oddzielone niewysokimi przepierzeniami z ekranów dźwiękochłonnych, płyt gipsowo-kartonowych lub roślin.
Zalety otwartych przestrzeni biurowych
Z punktu widzenia pracodawcy open space wiąże się z lepszym wykorzystaniem przestrzeni biurowej, a co za tym idzie – redukcją kosztów. Oprócz mniejszych opłat utrzymania (czynsz, media) spadają także koszty związane z wyposażeniem oraz eksploatacją. Lepszy dostęp światła dziennego również przyczynia się do obniżenia opłat związanych z zużyciem prądu. Ponadto otwarta przestrzeń ułatwia komunikację pomiędzy pracownikami i przełożonymi, co wpływa korzystnie nie tylko na wydajność pracy, ale również na codzienne relacje międzyludzkie.
Ogromną zaletą otwartych przestrzeni jest możliwość szybkiego i łatwego przemeblowania biura w zależności od zapotrzebowania, np. w przypadku zmian ilości stanowisk lub współpracujących ze sobą zespołów. Dostawienie lub skupienie kilku biurek w jednym miejscu nie jest tak problematyczne, jak w przypadku większej ilości małych pomieszczeń.
Otwarta przestrzeń ułatwia integrację pomiędzy pracownikami, którzy swobodnie mogą wymieniać się swoją wiedzą i pomysłami. Ponadto otoczenie innych osób zwiększa chęć pracy i bardzo dobrze motywuje do działania, a dzięki identycznym miejscom pracy (takie same krzesła, biurka i narzędzia), pracownicy czują się równi.
Wady open space
Chociaż otwarte powierzchnie biurowe mają wiele zalet, nie sprawdzają się w przypadku niektórych segmentów branżowych. Głównym powodem jest nieustający hałas, przeszkadzający w pracy, zwłaszcza w zawodach, które wymagają zwiększonego skupienia na obowiązkach i ogólnej koncentracji pracowników. Notorycznie podwyższony poziom głośności może również wpływać na ogólne samopoczucie i tempo pracy, co nieraz wymaga dokończenia wykonywanych zadań po godzinach pracy lub w domu.
Przebywanie dużej liczby osób na wspólnej zamkniętej, choć sporej przestrzeni wiąże się ze zwiększoną transmisją wirusów i bakterii, przez co w jednym czasie może zachorować wielu pracowników. Ponadto w przypadku klimatyzowanego wnętrza trudno ustalić temperaturę optymalną dla wszystkich – zawsze komuś będzie za gorąco lub za zimno.
Niektórzy pracownicy biura typu open space odbierają jako miejsce ograniczające ich poczucie prywatności i indywidualizmu, co nieraz wywołuje dodatkowy stres oraz powoduje konflikty pomiędzy innymi pracownikami.
W jakich firmach sprawdzi się open space? Podsumowanie
W open space najlepiej poczują się osoby, które łatwo nawiązują relacje i lubią współpracować w większej grupie. Wspólne powierzchnie sprawdzą się również w agencjach marketingowych, biurach architektonicznych, fundacjach, obsłudze typu call-center, działach finansowych oraz firmach IT. Aby dobrać położenie oraz wielkość biura do wymagań firmy, warto skorzystać z wyspecjalizowanych stron, np. BazaBiur.pl, które ułatwiają znalezienie optymalnych rozwiązań nawet dla najbardziej wymagających klientów czy właścicieli zarówno małych, jak i dużych firm.