Zanim przejdziemy do roli komitetów monitorujących w procesie monitorowania należałoby wyjaśnić na czym polega ten proces i dlaczego, choć często niedoceniany, jest tak niezbędny zarówno w zarządzaniu poszczególnym projektem jak i całym programem operacyjnym.
Monitorowanie jest ciągłym i systematycznym procesem pozyskiwania danych dających obraz bieżącej sytuacji, analizowaniem tych danych oraz oceną stopnia realizacji założonych w projekcie bądź programie celów. Jest to proces gwarantujący sprawny przebieg realizowanego przedsięwzięcia i służący przede wszystkim zagwarantowaniu osiągnięcia wytyczonych sobie w danym programie celów – zarówno cząstkowych jak i strategicznych. Prawidłowy przebieg procesu monitorowania pozwala na bieżąco śledzić postęp finansowy oraz rzeczowy danego projektu, we wczesnym stadium wykryć pojawiające się nieprawidłowości i odpowiednio wcześnie na nie reagować. Nad sprawnym zarządzaniem oraz realizacją programu operacyjnego czuwa powołany specjalnie w tym celu Komitet Monitorujący, który jest jednocześnie podstawowym przejawem partnerstwa przy wdrażaniu funduszy strukturalnych.
W skład Komitetu powinni wchodzić zarówno przedstawiciele Komisji Europejskiej, strony rządowej, samorządowej, jak i partnerów społeczno-gospodarczych, w tym: środowisk akademicko-naukowych, organizacji pozarządowych oraz izb gospodarczych. Posiedzenia Komitetu są zwoływane nie rzadziej niż raz na pół roku i są jawne. Z każdego posiedzenia sporządzany jest protokół, który podawany jest do publicznej wiadomości na stronie internetowej. Decyzje Komitetu zatwierdzane są w formie uchwał zwykłą większością głosów, a członkowie wchodzący w jego skład wykonują swoje obowiązki nieodpłatnie.
Do zadań Komitetu Monitorującego Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013 (RPO WiM), zgodnie z przepisami art. 65 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. należy w szczególności:
1) analizowanie i zatwierdzanie kryteriów wyboru finansowych operacji w terminie sześciu miesięcy od zatwierdzenia programu operacyjnego oraz zatwierdzanie wszelkich zmian tych kryteriów zgodnie z potrzebami programowania,
2) dokonywanie okresowego przeglądu postępów na drodze do osiągnięcia konkretnych celów programu operacyjnego na podstawie dokumentów przedkładanych przez instytucję zarządzającą,
3) analizowanie wyników wdrażania, w szczególności osiągnięcia celów określonych dla każdej osi priorytetowej,
4) analizowanie i zatwierdzanie rocznych i końcowych sprawozdań z realizacji programu,
5) zapoznawanie się z treścią rocznego sprawozdania audytowego lub jego części odnoszącej się do danego programu operacyjnego oraz z wszystkimi istotnymi uwagami, jakie Komisja Europejska może przedstawić po przeanalizowaniu tego sprawozdania lub odnoszących się do tej części sprawozdania,
6) analizowanie i zatwierdzanie wszelkich wniosków o zmianę treści decyzji Komisji
w sprawie wkładu funduszy,
7) zatwierdzenie Planu Komunikacji RPO WiM,
8) dodatkowe zadania wynikające ze specyfiki RPO WiM.
Na podstawie art. 63 Rozporządzenia (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. Instytucja Zarządzająca w ciągu trzech miesięcy od daty powiadomienia o decyzji Komisji Europejskiej zatwierdzającej RPO ma obowiązek powołać Komitet Monitorujący. Ze względu na długotrwałą procedurę powoływania Komitetu Ministerstwo Rozwoju Regionalnego zaproponowało samorządom województw, podczas oczekiwania na decyzje Komisji Europejskiej w sprawie zatwierdzenia programów, utworzenie Pre-Komitetów Monitorujących.
Zarząd Województwa Warmińsko-Mazurskiego skorzystał z tej możliwości i w dniu 27 sierpnia 2007 r. przyjął uchwałę w sprawie określenia zasad powołania Pre-Komitetu Monitorującego RPO WiM. W dokumencie tym określono podstawowe zasady, którymi należy się kierować podczas tworzenia Pre-Komitetu, m.in.: skład liczbowy, sposób wyboru członków oraz wymagania dotyczące potencjalnych kandydatów. W dniu 31 października 2007 r. Zarząd Województwa powołał skład osobowy Pre-Komitetu Monitorującego RPO WiM, w którym znalazło się 25 członków z prawem do głosowania. Zatwierdzenie przez Komisję Europejską RPO WiM na lata 2007-2013 dało podstawę do przekształcenia Pre-Komitetu w Komitet Monitorujący już w grudniu 2007 roku.
Przy powoływaniu Komitetu dla Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013 zarząd dążył do zapewnienia zrównoważonego udziału przedstawicieli poszczególnych grup, którzy jednocześnie będą w stanie utrzymać najwyższą efektywność pracy. 17 stycznia 2008 r. w Olsztynie odbyło się inauguracyjne posiedzenie Komitetu Monitorującego RPO WiM na lata 2007-2013. Podczas posiedzenia jednomyślnie przyjęto regulamin pracy komitetu. Do dnia dzisiejszego odbyły się łącznie dwa posiedzenia, na których zatwierdzono kryteria wyboru projektów w ramach RPO WiM, sprawozdanie roczne za 2007 r. i sprawozdanie okresowe za I półrocze 2008 r. z realizacji Programu. Komitet zatwierdził również Plan Komunikacji dla RPO WiM.
Monitoring jest niezbędnym elementem wspomagającym prawidłową realizację założonych w Regionalnym Programie Operacyjnym celów. Dzięki bieżącemu monitorowaniu Programu jesteśmy w stanie odpowiedzieć sobie na szereg cennych pytań – czy Program spełnia założone w nim cele, czy jego realizacja przebiega zgodnie z planem i czy nie wystąpiły na którymś etapie nieprawidłowości – a jeżeli tak – to na którym. Prawidłowy przebieg tego procesu nie byłby w pełni możliwy bez udziału Komitetu Monitorującego.
Artykuł sfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013.
