Pracodawcy i pracownicy z regionu mierzą się z nowymi wyzwaniami, jakie przyniosła ze sobą pandemia koronawirusa. 25 listopada specjaliści z inspekcji pracy udzielali im bezpłatnych porad telefonicznych dotyczących prawa pracy w trakcie zagrożenia COVID-19. Przedstawiciele inspekcji dzielą się odpowiedziami na zadane przez pracodawców i pracowników pytania na naszych łamach.
O zmianie systemu pracy
„Jestem pracownikiem firmy produkcyjnej zatrudniającej ponad 100 pracowników. Do tej pory pracowałem po 8 godzin dziennie na jedną zmianę, czasami w okresach zwiększonych zamówień pracowałem na dwie zmiany, ale nigdy w porze nocnej. W zeszłym miesiącu pracodawca poinformował pracowników, że praca będzie odbywać się w systemie 12-godzinnym na dwie zmiany, a więc również w nocy. Ponadto z uwagi na dużą absencję chorobową wśród pracowników zapowiedział, że będziemy wypracowywać więcej godzin niż to wynika z normy miesięcznej, a w następnych miesiącach w okresie 12 miesięcy będzie oddawał nam wolne. Zmiany te tłumaczy koniecznością zachowania reżimu sanitarnego oraz zachowania ciągłości produkcji w razie wystąpienia zachorowania na COVID-19 wśród pracowników. Czy pracodawca ma prawo wprowadzać takie zmiany, czy potrzebna jest w tym zakresie moja zgoda i czy nie wymaga to zmiany mojej umowy o pracę?”
Systemy i rozkłady czasu pracy pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników ma obowiązek ustalić w regulaminie pracy. Obowiązującego pracownika systemu i rozkładu jego czasu pracy zasadniczo nie określa się w umowie o pracę, a więc w razie ich zmiany nie ma wymogu, aby zmieniać warunki zawartej umowy o pracę. Zarówno przepisy Kodeksu pracy jak i ustawy z dnia 2.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 - dalej „specustawy COVID-19”, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, przewidują możliwość wprowadzenia w zakładzie równoważnego systemu czasu pracy, tj. systemu, w którym dopuszczalne jest przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy nie więcej niż do 12 godzin oraz przedłużonego okresu rozliczeniowego czasu pracy nawet do 12 miesięcy. Pracodawca, który spełnia wymogi określone w w wyżej wymienionej ustawie, może w tym zakresie zawrzeć porozumienie z zakładowymi organizacjami związkowymi, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, z przedstawicielami załogi. Porozumienie to pracodawca ma obowiązek przekazać w ciągu 5 dni właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy. Ponadto możliwości zawarcia w wyżej przedstawionym trybie porozumienia o przedłużeniu okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy przewidują również przepisy Kodeksu pracy.
Podsumowując, do wprowadzenia zmian w zakresie systemu czy rozkładu czasu pracy nie jest zatem wymagana indywidualna zgoda każdego pracownika, czy też, jak już wskazano, zmiana postanowień umowy o pracę.
W związku z wykonywaniem pracy w porze nocnej, pracodawca będzie miał natomiast obowiązek wypłacania pracownikom dodatku w wysokości 20 proc. stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za każdą godzinę pracy w porze nocnej. Ponadto, w przypadku wprowadzenia 12-miesięcznego okresu rozliczeniowego czasu pracy, pracodawca może w harmonogramach pracy nierównomiernie ustalać rozkładu czasy pracy w poszczególnych miesiącach. Wprowadzony w zakładzie pracy 12-miesięczny okres rozliczeniowy oraz system zmianowy pozwala pracodawcy na wprowadzenie bardziej elastycznych zasad planowania czasu pracy i w obecnej sytuacji, choćby z uwagi na konieczność zachowania reżimu sanitarnego, znajdować może racjonalne uzasadnienie.
O kwocie wolnej od potrąceń
„Jestem zatrudniony na podstawie umowy o pracę. Moje wynagrodzenie podlega zajęciu komorniczemu z tytułu niespłaconego kredytu. Mam na utrzymaniu dwoje dzieci, a moja żona pracowała w restauracji, ale została zwolniona z pracy w związku z ograniczeniem jej funkcjonowania z powodu epidemii koronawirusa. Słyszałem, że w okresie epidemii została zwiększona kwota wolna od potrąceń egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych, czy to prawda?”
Zgodnie z art. 52 ustawy z dnia 14 maja 2020 r. o zmianie niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-21 (Dz.U. z 2020 poz. 875), jeżeli z powodu podjętych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej działań służących zapobieganiu zarażeniem wirusem SARS-CoV-2 pracownikowi zostało obniżone wynagrodzenie lub członek rodziny pracownika utracił źródło dochodu, kwoty wolne od potrąceń, określone w art. 871 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2019 r. poz. 1040, 1043 i 1495) ulegają zwiększeniu o 25 proc. na każdego nieosiągającego dochodu członka rodziny, którego pracownik ten ma na utrzymaniu.
Przez członka rodziny rozumie się odpowiednio małżonka albo rodzica wspólnego dziecka oraz dziecko w wieku do 25 roku życia, a także dziecko, które ukończyło 25 rok życia legitymujące się orzeczeniem o niepełnosprawności, jeżeli w związku z tą niepełnosprawnością przysługuje świadczenie pielęgnacyjne lub specjalny zasiłek opiekuńczy. Przez dziecko rozumie się natomiast dziecko własne pracownika, dziecko współmałżonka, a także dziecko rodzica wspólnego dziecka.
W związku z powyższym, w Pana sytuacji kwota wolna od potrąceń określona w art. 87 § 1 Kodeksu pracy, tj. kwota netto wynikająca z minimalnego wynagrodzenia za pracę powinna być zwiększona o 25 proc. na każdego nieosiągającego dochodu członka rodziny. O swojej sytuacji powinien Pan poinformować pracodawcę i złożyć stosowne oświadczenie.
O rozwiązaniu umowy o pracę
„Jak rozwiązać umowę z pracownikiem w trakcie pracy zdalnej? Czy można wypowiedzenie umowy o pracę wysłać e-mailem lub SMS-em?”
W myśl art. 3 specustawy COVID-19, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).
Przepisy prawa pracy – przede wszystkim przepisy Kodeksu pracy, dalej k.p., nie zostały jednak dostosowane do nowej rzeczywistości. Oczywiście jest to wynikiem wyjątkowej sytuacji, w której się znaleźliśmy. W zakresie obowiązujących dotychczas zasad rozwiązywania umów w czasie pandemii nic się nie zmieniło. Zgodnie z art. 30 § 3 k.p., oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie. Chociaż przepisy przewidują formę pisemną wypowiedzenia, to z orzecznictwa Sądu Najwyższego wynika, że decydujące jest, czy oświadczenie o wypowiedzeniu dotarło do adresata, a nie fakt, czy zostało ono złożone na piśmie. Tytułem przykładu można podać wyrok Sądu Najwyższego z dn. 5.05.2016 r., II UK 280/15, wedle którego "Oświadczenie woli pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę, może być wyrażone przez każde zachowanie, ujawniające wolę w sposób dostateczny, a więc także w sposób dorozumiany, mimo jego formalnej wadliwości. Oświadczenie w takiej formie (ustnej, w rozmowie telefonicznej) nie powoduje nieważności dokonanej czynności prawnej, aczkolwiek upoważnia pracownika do wystąpienia na drogę sądową z odpowiednim roszczeniem przewidzianym przepisami prawa".
Należy zatem uznać, że wypowiedzenie w innej formie niż pisemna jest skuteczne, ale jego wadliwość skutkuje powstaniem dla pracownika roszczenia z tego powodu. Najlepszym zatem rozwiązaniem jest wysłanie pisma za pomocą operatora pocztowego. Może to odbyć się za pośrednictwem dowolnego operatora pocztowego. Istotne jest, by uzyskać potwierdzenie odbioru przesyłki. Formą równoznaczną z formą pisemną jest forma elektroniczna, do zachowania której wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Może się oczywiście zdarzyć, że pracownik nie będzie chciał odebrać przesyłki. W tej sytuacji jednak pamiętajmy, że dwukrotne awizowanie przesyłki poleconej zawierającej oświadczenie pracodawcy o rozwiązaniu stosunku pracy stwarza domniemanie faktyczne możliwości zapoznania się przez pracownika z jego treścią, co oznacza przerzucenie na niego ciężaru dowodu braku możliwości zapoznania się z treścią oświadczenia pracodawcy.
O pracy zdalnej
„Czy pracownik może wnioskować o pracę zdalną? Obecnie większość pracowników pracuje w domu, jednak wybrani pracownicy muszą przychodzić do biura. Czy zlecenie pracy zdalnej jednym pracownikom, a pozbawienie takiej możliwości innych, może być przejawem dyskryminacji ze strony pracodawcy?”
Zgodnie z art. 3 specustawy COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi w każdym czasie pracę zdalną. Pracodawca powinien wówczas wyposażyć pracownika w odpowiedni sprzęt, np. laptop czy telefon. Jeżeli pracownik ma możliwość wykonywania pracy zdalnej (pozwala na to jego rodzaj pracy), powinien dążyć do porozumienia z pracodawcą, omówić możliwości organizacyjne i techniczne powierzenia pracy zdalnej i inne szczegóły jej wykonywania. Jednak to pracodawca podejmuje ostateczną decyzję w tej kwestii, a w przypadku jego odmowy pracownik musi podporządkować się decyzji pracodawcy.
W przypadku powierzenia pracy zdalnej w pewnych okolicznościach może dochodzić do dyskryminacji. Pracodawca zlecający pracę zdalną powinien bowiem robić to sprawiedliwie, ewentualnie wytłumaczyć pracownikom, jakimi przesłankami kierował się zlecając taką formę pracy jednym pracownikom, a innym nie. Pracownik, który uzna, że doszło wobec niego do przejawów dyskryminacji, może wystąpić z odpowiednim roszczeniem do sądu. Pracodawca w trakcie postępowania sądowego będzie musiał wskazać jasne i konkretne kryteria, jakimi kierował się przy wprowadzeniu pracy zdalnej tylko dla wybranych pracowników.
O kwarantannie pracownika
„W jakiej formie należy poinformować pracodawcę o objęciu kwarantanną? Czy trzeba dostarczyć pracodawcy zaświadczenie z sanepidu?”
Nie trzeba dostarczać pracodawcy zaświadczenia. Obecnie sanepid zamieszcza informacje o kwarantannie lub izolacji w systemie elektronicznym. W systemie są one widoczne dla pracodawcy, więc każdy pracodawca ma dostęp do tych danych. Nie zwalnia to jednak pracownika z obowiązku poinformowania pracodawcy o nieobecności w pracy z powodu kwarantanny. Pracownik może to zrobić telefonicznie, SMS-em lub mailem, najpóźniej drugiego dnia nieobecności w miejscu zatrudnienia.
